Polityka sygnalistów.

Reynaers wyznacza wysokie standardy w zakresie otwartości i uczciwości. 

Kodeks postępowania REYNAERS ALUMINIUM Sp. z o.o. zawiera podstawowe wartości, standardy i zasady obowiązujące w całej organizacji, których przestrzegamy w relacjach ze z Pracownikami, Klientami, Dostawcami oraz Instytucjami. 

 

Nasze działania oparte są na odpowiedzialności, zapobieganiu korupcji oraz zapobieganiu powstawania innych nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród podmiotów współpracujących. 
Zgłosić można wszelkie podejrzenia naruszenia lub faktyczne naruszenia przepisów prawa lub regulacji wewnętrznych, obejmujących prawa człowieka oraz ryzyka i zobowiązania w zakresie ochrony środowiska. 

Podejrzenie może dotyczyć poszczególnych pracowników firmy, samej firmy lub naszych dostawców.

Reynaers nie oczekuje, że osoba dokonująca zgłoszenia będzie w stanie udowodnić, że zarzut jest uzasadniony. Musi on jednak być w stanie udowodnić, że istnieje wystarczający powód, aby przypuszczać, że wystąpiła nieprawidłowość. 

 

Udostępnienie kanału do zgłoszeń online ma na celu zapobieganie nieprawidłowościom w Reynaers Aluminium Sp. z o.o.

 

Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości posiadają tylko osoby wyznaczone po stronie Reynaers i są nimi Pełnomocnicy ds. naruszeń.

Pełnomocnicy ds. naruszeń działają zgodnie z przejętą procedurą rozpatrywania zgłoszeń z zachowaniem najwyższych standardów etycznych i poufności osób zgłaszających. 

 

Dane są przechowywane na chronionych serwerach. Treść zgłoszeń jest przetwarzana wyłącznie przez firmę Reynaers.

Firma może skontaktować się z osobą zgłaszającą, jeśli potrzebne będą dodatkowe informacje - dotyczy to tylko tych zgłoszeń, które nie są anonimowe. 

 

Po wpłynięciu zgłoszenia nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni roboczych od dnia wpływu:

a) dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia - Pełnomocnik ds. naruszeń wstępnie weryfikuje dopuszczalność zgłoszenia, dokonując wstępnej oceny. Ocena ta będzie początkowo miała na celu ocenę charakteru, wiarygodności i dokładności dostarczonych informacji.

b) nadaje lub nie nadaje osobie zgłaszającej statusu Sygnalisty.

 

Jeśli zgłoszenie zostanie zakwalifikowane jako potencjalnie zasadne, powołana przez Reynaers specjalna Komisja Dochodzeniowa przeprowadzi analizę w stosownym i możliwie szybkim terminie. Zasadniczo termin ten nie powinien przekroczyć trzech miesięcy od przesłania zgłaszającemu potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. W tym okresie zgłaszający otrzyma również informacje zwrotne na temat działań następczych (o ile nie dokonano zgłoszenia anonimowego).

Zgłaszający otrzyma ogólne informacje wynikach dochodzenia, chyba że zgłaszający sobie tego nie życzy lub jest to szkodliwe dla zgłaszającego lub dochodzenia, lub zaistnieją inne ważne powody, aby nie informować zgłaszającego.

 

W REYNAERS ALUMINIUM Sp. z o.o. mamy bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec osób zgłaszających również w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca.

Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami odwetowymi, dyskryminacją, mobbingiem oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.

Ochrona nie dotyczy Sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/ pomocnikiem nieprawidłowości.

 

Każdy, kto jest bezpośrednio lub pośrednio zaangażowany w rozpatrywanie zgłoszenia (podejrzewanego) naruszenia, jest zobowiązany do zachowania poufności w odniesieniu do wszystkiego, co zostało mu powierzone lub ujawnione w związku z tym (np. zgłoszenie, wstępne dochodzenie i samo dochodzenie) wobec każdego, kto nie jest upoważniony do zapoznania się z nim i w zakresie, w jakim takie obowiązki wynikają z charakteru sprawy.

Zasada poufności nie będzie miała zastosowania, jeśli obowiązujące przepisy wymagają ujawnienia w kontekście dochodzeń prowadzonych przez organy państwowe lub w postępowaniach sądowych. 

 

We wszystkich pytaniach dotyczących danych osobowych należy kontaktować się z wyznaczonym w firmie Inspektorem ochrony danych drogą elektroniczną na adres e-mail: reynaers.pl.iod@reynaers.com.

Dane osobowe przetwarzane będą w celu prowadzenia wewnętrznego postepowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku wynikającego z prawa oraz prawnie uzasadnionego interesu przejawiającego się w:

- podjęciu działań związanych z ustaleniem, czy będące przedmiotem zgłoszenia działanie lub zaniechanie stanowi rzeczywiste lub potencjalne naruszenie przepisów prawa, regulacji wewnętrznych, czy kodeksu etyki, 

- zapobieganiu występowaniu nieprawidłowości, ustalenia okoliczności, w jakich do naruszenia doszło lub mogłoby dojść, 

- dokonaniu czynności zmierzających do rozstrzygnięcia sprawy.